善用印量管理新科技，成功改善公司列印浪費(fèi)為員工創(chuàng)造幸福新價(jià)值

以房地產(chǎn)為起點(diǎn)，整合不動(dòng)產(chǎn)上、中、下游產(chǎn)業(yè)，并朝產(chǎn)業(yè)、技術(shù)、資訊與客戶(hù)四個(gè)相關(guān)領(lǐng)域跨出多角化經(jīng)營(yíng)的腳步，在超過(guò)三十年的辛勤耕耘下，到今天已逐漸展開(kāi)出自立而健全的經(jīng)營(yíng)體系。三十余年來(lái)，某企業(yè)集團(tuán)并已將事業(yè)版圖延伸至海外，發(fā)展區(qū)域包括上海、北京、重慶、蘇州及浙江；并自取得世界級(jí)加盟品牌-Coldwell Banker大中國(guó)品牌代理權(quán)後，以CB某房產(chǎn)的品牌在中國(guó)地區(qū)為消費(fèi)者提供最好的房屋仲介服務(wù)。

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管理挑戰(zhàn)：

公司內(nèi)部存在過(guò)多列印輸出浪費(fèi)

金儀公司 張經(jīng)理表示，在維護(hù)房地產(chǎn)事務(wù)機(jī)設(shè)備時(shí)，在出紙盤(pán)上常閑置了許多印錯(cuò)、印後未取的文件，這些非必要的列印輸出，往往會(huì)導(dǎo)致公司印量成本的增加，長(zhǎng)久累積下來(lái)甚是可觀，的確有改善空間。某房仲 總務(wù)行政組 專(zhuān)員提到「過(guò)去常常有許多員工列印後，卻未去事務(wù)機(jī)取件的狀況，產(chǎn)生不必要的浪費(fèi)，此部分是我們急需改善的問(wèn)題。此外，我們也無(wú)從得知每位同仁列印數(shù)量，加上使用事務(wù)機(jī)設(shè)備并無(wú)多做限制，總部使用者又多達(dá)300人，實(shí)在難以評(píng)估使用的合理性?！?/span>

列印文件曝露於外泄與被竊取的風(fēng)險(xiǎn)

房地產(chǎn)總部，現(xiàn)有設(shè)備多為各部門(mén)員工所共用，從事務(wù)機(jī)所列印出來(lái)的文件，放置在事物機(jī)輸出紙盤(pán)，并未有一個(gè)防范措施可以避免員工閱讀到他人列印的資料，其中更包含個(gè)資相關(guān)資料、公司營(yíng)運(yùn)資料、以及不同部門(mén)機(jī)密性文件等，無(wú)形中也隱藏列印輸出資料外泄和竊取盜印的風(fēng)險(xiǎn)。專(zhuān)員表示，在公司總部，各部門(mén)皆有其重要性的文件，特別是個(gè)人資料相關(guān)的文件，更是不希望其他部門(mén)同仁瀏覽，避面造成將這些資料外流。

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?完善使用者列印紀(jì)錄，建立統(tǒng)一印量管理機(jī)制

為有效掌握公司內(nèi)部列印浪費(fèi)狀況，必須在平時(shí)將員工列印行為紀(jì)錄下來(lái)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，MagicShow則可以在員工列印每份文件時(shí)，於系統(tǒng)中自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)紀(jì)錄檔，記錄使用者的ID、列印時(shí)間、列印張數(shù)、列印事務(wù)機(jī)設(shè)備等資料，如此一來(lái)，公司管理單位就可以從系統(tǒng)中掌握各臺(tái)事務(wù)機(jī)與員工列印狀況，做好列印成本控管。專(zhuān)員表示，系統(tǒng)本身可以記錄到員工個(gè)人的印量，故看到報(bào)表後，管理單位就可以針對(duì)列量異常的狀況去詢(xún)問(wèn)同仁和了解原因，確實(shí)幫公司列印張數(shù)做把關(guān)。

?員工IC卡過(guò)卡列印，降低列印浪費(fèi)與強(qiáng)化取件安全性

金儀公司 張經(jīng)理提到：「我們?cè)谀撤康禺a(chǎn)的各臺(tái)事務(wù)機(jī)設(shè)備上加裝感應(yīng)卡機(jī)，透過(guò)這些感應(yīng)卡機(jī)來(lái)跟MagicShow印量管理系統(tǒng)進(jìn)行資料溝通，搭配員工IC卡使用，某房地產(chǎn)的同仁即可在下達(dá)列印後，到卡機(jī)旁過(guò)卡認(rèn)證，待系統(tǒng)確認(rèn)身份後，同仁就可將自己的列印文件輸出，此方式也方便同仁再次確認(rèn)要列印輸出的文件，降低印錯(cuò)、重復(fù)列印的風(fēng)險(xiǎn)，減少公司內(nèi)紙張的浪費(fèi)?！?/span>

導(dǎo)入後六個(gè)月期間，觀察某房地產(chǎn)每月印量成本已有獲得顯著改善，平均每月下降多達(dá)15%。代表在公司尚未限制各部門(mén)印量的情況下，這些下降幅度則是公司平時(shí)最難去控管的列印浪費(fèi)。總務(wù)行政組也成功運(yùn)用IT新技術(shù)，善盡對(duì)內(nèi)責(zé)任，幫公司省下不少錢(qián)。

另外，過(guò)卡取件還有一項(xiàng)好處是員工可在下達(dá)列印後，透過(guò)個(gè)人IC卡的認(rèn)證，獲取自己列印的文件，不用像過(guò)去再擔(dān)心已列印出來(lái)的文件，放在事務(wù)機(jī)端會(huì)被其他人所看到、復(fù)制、造成文件機(jī)密外泄的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)使用者無(wú)法親自取件時(shí)，還可利用系統(tǒng)中指定取件的功能，讓同事代為取件，為企業(yè)各單位做好彈性、個(gè)別化的文件輸出安全防護(hù)。

?一地列印 ，多處取件

MagicShow像是各臺(tái)事務(wù)機(jī)列印的中央控管系統(tǒng)，當(dāng)員工下達(dá)列印後，資料即會(huì)傳送到MagicShow Server上，方便員工從不同地點(diǎn)的事務(wù)機(jī)設(shè)備過(guò)卡取件。所以當(dāng)同一設(shè)備列印量大時(shí)，同仁就可到其他事務(wù)機(jī)設(shè)備輸出文件，減少列印的等待時(shí)間。不僅提升同仁的工作效率，也讓各項(xiàng)資料的傳遞變得更加迅速。此外，也有總務(wù)行政組 同仁反映，在公司二樓，西側(cè)主要是行銷(xiāo)部門(mén)，公關(guān)部的辦公區(qū)，但他們的事務(wù)機(jī)離他們辦公區(qū)較遠(yuǎn)的地方，所以同仁們即可利用漫游列印功能直接到距離較近的東側(cè)辦公區(qū)事務(wù)機(jī)直接列印輸出，提升取件方便性。甚至不同樓層同仁要來(lái)會(huì)議室開(kāi)會(huì)時(shí)，也會(huì)將會(huì)議資料在我們這樓層列印輸出取件，加快開(kāi)會(huì)效率。